1.应初步了解并掌握国外学校的情况。比如你准备就读的学校是否被该国政府或权威机构认可、学校的概况、准确的通信地址等。要掌握这些情况，可以通过国外亲友介绍，也可以在国内查询。目前，国内有不少出国留学中介机构可以提供资料查询。当然也可以通过互联网查询。

2.在初步选定了就读学校以后，即可以开始写信与对方联系。第一封联系信非常重要，应将自己的情况和学习计划向对方做一个介绍。具体内容包括：姓名、性别、出生日期、通信地址、学历、拟学专业、资金来源、拟入学时间、参加所需入学考试的分数或登记参加这些考试的时间、是否申请奖学金助学金等。同时，向对方索取有关专业的介绍材料和入学申请书等。一般讲，入学申请应在计划入学日期前10-12个月之间寄出，如果申请的学校竞争比较激烈，或是拟向对方申请奖学金，第一封信最迟应在入学日期前一年寄出。

3.第一封联系信可直接寄给学校办理招生的部门。申请攻读大学本科课程者，直接向大学本科招生办公室申请；攻读研究生课程者，则应向大学研究生招生办公室申请。个别国家如英国设有全国招生机构，则须在给大学写信联系的同时，向这些机构进行申请，访问学者可以直接与对方合作者或指导者联系。
4.国外院校在收到申请人的第一封信以后，一般均会回信并寄给申请人一些资料和申请表。申请人应认真阅读这些资料，然后根据自己的具体情况，结合对方的录取条件，选定自己要报名的学校。正式报名，一般需要向学校提供以下文件资料，费用和照片：
●已经填写好的入学申请表；
●学历证书，包括毕业证书、学位证件并加盖公章或经公证部门公证；成绩单的复印件并加盖公章或经公证部门公证；
●上述文件的外语翻译件，加盖签发单位的公章或经公证部门公证；
●外语熟练程度证明或要求的外语考试成绩；
●所需入学考试分数；
●经济担保证明；
●推荐信2-3封，如系中文推荐信，还需翻译成外文；
●根据学校的具体规定数目，寄出报名费，该笔费用无论录取与否，一般不予退还；
●体检证明书；
●符合签证要求的近期照片；
●如系音乐、绘画、摄影艺术专业申请者附上作品样本(作品集或录音带)；
●有关论文或发表过的文章摘要；
●学校要求的其他文件。
5.正式申请过程中应注意的问题：
●姓名不要变换，从发出第一封信起，每次对外联系均不要改变本人姓名的拼写和顺序，各种证明文件及考试时间使用的姓名必须一致；
●申请材料集中寄送为宜，国外院校均建立录取档案有申请人的全部材料到达以后，才会对申请人加以考虑，以申请人应尽早准备好材料一次寄出；
●注意申请的最后截止日期，申请人应认真阅读各校的申请书说明，遵照学校要求去做，国外院校对外国学生申请的最后截止日期，往往早于本国学生的截止日期；
●出生日期最好用公历或与身份证日期一致，国外学校很重视出生日期，同名同姓的，一般靠出生日期区别。

6.国外院校在收到申请人的全部材料，经过审查并决定录取后，会给被录取者签发正式录取通知书，申请人接到录取通知书以后，如果决定接受录取，则应回信表明态度，如对方不是自己的第一志愿，而其他院校尚无答复，则应写信表示感谢，并询问最迟应在何时答复对方。之后，尽快给本人想去的学院写信，说明已收到另一学校的录取通知，询问何时能得到他们的决定。
被录取人做出最后决定后，应立即告知对方，并应写信给录取了自己而本人又准备放弃的学校，表示感谢并委婉谢绝。