首先，申请存档的同学们需要登陆留学存档网上申请系统，进行注册。同时，需要准备长期存档所需要提交的相关材料。具体如下：

1。 存档人员登记表，“在线申请”提交后打印一份；

2。 护照首页（赴港澳地区攻读学位的人员，提供通行证末页）复印件一份；

3。
   国（境）外院校录取通知书（OFFER）复印件一份；

4。 已获得前往国家签证页（赴港澳地区攻读学位的人员，提供签注页）复印件一份；

5。 已经在国（境）外就读者，须提交国（境）外院校的“在读证明”或“学生证”复印件一份；

6。
   档案保管费按年交纳：10元/ 月（从2013年1月1日起执行）；

在这里，我们要提醒大学：通常来说，申请存档手续的同学需要本人亲自前去留学服务中心办理。但是如果同学们确有特殊情况，可委托他人按上述要求代为办理。代办者需要携带存档人员签名的委托书原件和被委托人身份证件。
  

接下来，教育部留学服务中心将进行材料审核，确认无误后，将为申请者“存档卡”、“调档通知单”。这时候申请存档的同学们可以凭借“调档通知单”到原档案保管机构调档并转至留学服务中心。

档案调出后，可以通过两种方式进行转存，其一是由之前的存档部门（通常是学校的教务处）直接寄送到教育部留学服务中心留学人员档案室，其二是想办理存档的同学们亲自请将密封好的档案送达。
  这样同学们的档案就可以顺利存储在教育部留学服务中心了。

在存储档案时特别提醒同学们要注意如下几点：

1。 准备存档的同学们须妥善保管好“存档卡”和“教育部留学服务中心收费单”原件；

2。 同学们需要办理档案退费时，提供完整的“留学服务中心收费单”原件；

3。
   所提交的申请材料的复印件，留学服务中心是不能给予借用和退还的；

4。 已办理了自费出国长期存档手续的同学们，因各种原因申请办理退存手续的，需要想留学服务中心交纳单项办理服务费50元。